Arrumando a Casa

O blog mudou! Você poderá acessar este mesmo artigo mais atualizado no novo site.

Resumo: este post é mais um da série que pretende analisar o livro “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia” do Falconi.

Como arrumar a casa

O comentário que recebi da Roberta neste final de semana, somado à procura que as pessoas estão fazendo sobre o tema, me motivou a retomar o assunto da análise do livro. Prosseguiremos então iniciando pelo capítulo II, fazendo uma introdução sobre no que consiste começar a arrumar a casa.

Gerenciar é resolver problemas!

Na última parte do capítulo anterior analisamos o que são anomalias e como elas influenciam o trabalho em uma empresa. Agora começaremos a tratá-las no intuito de eliminarmos elas do processo de trabalho, ou pelo menos minimizar expressivamente seus impactos até anular sua existência.

E por onde começar? Eu recomendo você começar matando leões ao invés de baratas, o resultado é percebido mais facilmente e isso motivará todos. Sem contar que você acaba de ter um leão a menos para matar, ficam ainda as baratas, o que dará a sensação de que demos um grande passo.

O seu leão será o departamento que estiver com os maiores problemas, o patinho feio da empresa. O trabalho da equipe será fazer o patinho feio se transformar em cisne, e acredite, independente de quão feio seja o patinho, ele sempre pode vir a se tornar um cisne, depende da dedicação do líder e das pessoas envolvidas (as pessoas são o alicerce da mudança).

Escolhido o alvo, procure agora identificar o principal problema e foque as primeiras ações neste processo. Lembrando que problema é tudo aquilo que não agrega valor, vimos isso no capítulo anterior.

Uma vez selecionado o processo alvo do trabalho, é preciso identificar se ele é um problema localizado ou um problema interfuncional.

Problemas Localizados

São os problemas que possuem abrangência localizada, você poderá isolá-los facilmente em um processo. O Falconi cita alguns exemplos:

“alto índice de refugos, excesso de quebra de equipamento, elevado número de erros de faturamento, excesso de erros em compras.”

Podemos perceber que são problemas mais pontuais, conseguiremos observá-los facilmente na rotina do trabalho.

Problemas Interfuncionais

São problemas de maior abrangência e complexidade. Mais uma vez citando os exemplos do Falconi:

“reclamações de clientes, devolução de mercadorias, excesso de estoques, queda de vendas, etc.”

Os problemas interfuncionais deverão ser desdobrados para que você atue nas causas e não no efeito, que é o próprio problema interfuncional. Ou seja, quais são as origens do problema “reclamação de clientes”?

Aqui eu gostaria de adicionar algo importante, que não é citado no texto do capítulo (pelo menos não nesta parte): aplique o diagrama Causa x Efeito para identificar os problemas que de fato receberão sua atenção. Os problemas efeito acabarão se resolvendo de forma natural, como conseqüência do seu trabalho nas causas. Não é minha intenção abordar hoje como aplicar a análise Causa x Efeito, mas se houver procura eu posso postar sobre o assunto em um futuro breve.

Metas

Como falamos no capítulo anterior, as metas serão nosso meio de obter os resultados de melhoria. E como isso será feito? Precisamos criar indicadores que nos permitirão medir através das metas a evolução do trabalho realizado em função das melhorias.

Defina a periodicidade da meta e, se possível, algum tipo de comemoração para quando ela for atingida, comemore sempre! Prêmios também são muito bem vindos, eu particularmente gosto da teoria de motivar pela cenoura ao invés de pelo chicote. Mas se for premiar, busque prêmios que representem valor para os premiados, caso contrário pode não alcançar o efeito esperado.

Como vimos no capítulo I, parte III, juntamente com as metas teremos que criar os padrões que nos ajudarão a eliminar a anomalia. O padrão é criado de forma que o processo seja executado garantindo que o problema seja eliminado e qualquer desvio deverá ser relatado ao supervisor ou coordenador para que seja tratado.

O padrão deve ser construído juntamente com os responsáveis pela execução do trabalho, isso os inclui no processo de mudança e as chances de alcançar o sucesso são muito maiores, pois o comprometimento é maior. Depois é só treinar as pessoas envolvidas com o processo para dominarem o padrão, que deverá ser documentado e publicado. O livro nos mostrará mais sobre como fazer isso mais adiante.

Foco

Você e sua equipe precisam agora direcionar os esforços para a eliminação da anomalia, desvios são indesejáveis nesse momento e representarão desperdício. Eu sou testemunha disso, vi que tentar matar mais leões do que podemos fazer naquele momento fará com que o resultado e o prazo sejam comprometidos.

Além disso, as pessoas que estão no operacional começarão a desacreditar o trabalho, pois estará lhes dando objetivos diferentes com o mesmo peso de prioridade, isso os deixará confusos. Afinal, qual é a maior prioridade agora? Eliminar o leão que você escolheu lá atrás. Então não gaste cartuchos em outros bichos agora, por mais que possa estar tentado a fazer.

Será um passo por vez, mas um passo firme.

Mais uma vez espero que o post tenha sido útil.

Até o futuro!